الإجابة المختصرة: الإيميل المهني الجيد بالإنجليزية قصير ومباشر ومهذّب، ويتكوّن من ستة أجزاء: عنوان واضح، وتحية، وسبب الكتابة في الجملة الأولى، ومحتوى مختصر، وطلب أو خطوة تالية محددة، وخاتمة مهذبة مع التوقيع. تجد أدناه الهيكل وأربعة قوالب جاهزة تعدّلها بحسب موقفك.
هيكل الإيميل المهني
- العنوان (Subject): قصير ويوضح الموضوع، مثل Meeting request – project update.
- التحية: Dear Mr. Ahmed, في المراسلة الرسمية الأولى، وHi Sara, مع زميل تعرفه.
- سبب الكتابة: I am writing to…
- المحتوى: فقرة أو اثنتان قصيرتان، وفكرة واحدة في كل فقرة.
- الطلب أو الخطوة التالية: حدّد ما تريده وموعده.
- الخاتمة والتوقيع: Kind regards, ثم اسمك ومسماك.
أربعة قوالب جاهزة
1) طلب معلومات
Subject: Request for information – [topic]
Dear [Name],
I hope you are well. I am writing to ask about [topic]. Could you please send me [details] by [date]?
Thank you in advance for your help.
Kind regards,
[Your name]
2) متابعة رسالة سابقة
Subject: Follow-up on [topic]
Dear [Name],
I am following up on my email of [date] regarding [topic]. Could you let me know whether you have had a chance to review it?
Thank you for your time.
Best regards,
[Your name]
3) تحديد موعد اجتماع
Subject: Meeting request – [topic]
Dear [Name],
I would like to arrange a meeting to discuss [topic]. Would [day] at [time] suit you? If not, please let me know a time that works better.
Kind regards,
[Your name]
4) الاعتذار عن التأخر في الرد
Subject: Re: [topic]
Dear [Name],
Apologies for the delay in replying. [Your answer here.] Please let me know if you need anything else.
Best regards,
[Your name]
عبارات مفيدة تضيفها بحسب الموقف
| العبارة | المعنى |
|---|---|
| Please find attached… | مرفق لكم… |
| I would appreciate it if you could… | سأكون ممتناً لو استطعت… |
| Please let me know if you have any questions. | أخبرني إن كانت لديك أي أسئلة. |
| Looking forward to hearing from you. | بانتظار ردّك. |
أسئلة شائعة
متى أستخدم Dear ومتى Hi؟
استخدم Dear في أول مراسلة رسمية أو مع من لا تعرفه جيداً، وHi مع الزملاء الذين تتراسل معهم باستمرار وبأسلوب أخف.
هل أكتب Kind regards أم Best regards؟
كلاهما مناسب في المراسلات المهنية. اختر ما يناسب درجة الرسمية، واستخدم Sincerely في الرسائل الأكثر رسمية.
ما الطول المناسب للإيميل المهني؟
اجعله أقصر ما يمكن مع بقاء الطلب واضحاً: فكرة واحدة لكل فقرة، وخطوة تالية محددة في النهاية.
تريد مراجعة إيميلاتك مع معلم؟ اطّلع على مسار رواد الأعمال والمحترفين، أو اقرأ عبارات الاجتماعات والفرق بين Business English والإنجليزية العامة.
